Přinášíme Vám dokument k nové verzi 15.0.1 ekonomického informačního systému SQL Ekonom 2015, ve kterém Vás chceme upozornit na některá důležitá témata, která se týkají roční uzávěrky a přechodu na nový rok 2015 u jednotlivých účetních jednotek a dále i témata související s novou legislativou.

Zahájení nového účetního roku. Jak mám zahájit nová účetní období?

Pokud si novou verzi IS instalujete sami nebo Vám ji provedli naši pracovníci a nemáte při vstupu do programu ve výběru účetního roku v nabídce rok 2015(POZOR! Nemusí se týkat účetních jednotek, které mají jiný hospodářský rok než kalendářní), potom nový účetní rok nastavíte pomocí tohoto návodu:

• Zvolte v nabídce programu modul „Účetnictví“ a zde menu „Akce“
• Vyberte první řádek „Nastavení období“ - Ve formuláři stiskněte tlačítko „Nový rok“. Program se Vás dotáže na zahájení nového účetního roku. Potvrďte kladně
• Program založí nový účetní rok v modulech účetnictví, došlé faktury, vydané faktury, pokladna a banka
• Po založení nového účetního roku uzavřete formulář „Nastavení období“ a vyberte nový účetní rok v nabídce „Nastavení/Nastavení aktuálního roku“. Zde vyberte účetní rok 2015.
• Opět otevřete formulář „Nastavení období“ a zde doplňte zbývající účetní období roku 2015 (systém automaticky vytvoří pouze období 0 a 1)
• V případě, že jste čtvrtletní plátci dph, potom do sloupce období dph doplňte číslo čtvrtletí

Poznámka: Funkci „Nový rok“ nespustíte v případě, že nemáte u předchozího účetního roku nastaveno poslední účetní období předchozího účetního roku.

Obrázek: Zahájení nového účetního roku v modulu účetnictví

Obrázek: Založení účetních období v novém účetním roce 2015

Obdobným způsobem zahájíte nový účetní rok v modulu sklad:

• V nabídce „Sklad“ a menu “Akce“ vyberte funkci „Účetní doklad“
• Zde spusťte funkci „Nový rok“. Program se Vás dotáže, zda chcete nový rok opravdu nastavit. Po kladné odpovědi systém automaticky založí období 0 a 1 následujícího roku tj. v našem případě 2015.
• U skladu nedoporučujeme nastavení více období dopředu. Systém k těmto obdobím vždy vytvoří matrice skladových karet a v případě průměrných cen u každého pohybu musí ihned dopočítávat i průměrnou v následujících otevřených obdobích. Tím se může systém skladu zpomalovat.
• Doporučujeme tedy vždy otevřít jedno maximálně dvě následující období a následně včas otevřít další

Poznámka: Funkci „Nový rok“ nespustíte v případě, že nemáte u předchozího účetního roku nastaveno poslední účetní období předchozího účetního roku.

Pokud nastavíte nejprve nový rok ve skladu, systém automaticky založí i nový účetní rok v účetnictví.

Obrázek: Zahájení nového roku v modulu sklady

Nové číslování dokladů v novém roce 2015. Jak mám změnit čísla dokladů pro nový rok?

Na počátku nového účetního roku věnujte velkou pozornost nastavení nových čísel všech druhů dokladů. Nastavení nových čísel dokladů probíhá vždy pomocí vložení prvního dokladu v tom druhu a číselné řadě. Další čísla v řadě systém již generuje automaticky.

Na přelomu roku si vždy hlídejte, aby jste měli při pořizování nových dokladů vybrán správný aktuální účetní rok. Podle aktuálního účetního roku systém bude nabízet správné číslo dokladu v řadě roku 2014 nebo 2015.

Agendy, kde můžete začít opět číslovat doklady od stejného čísla jako v předchozím účetním roce:

• Pokladna
• Banka
• Sklad
• Všeobecné účetní doklady
• Všeobecné daňové doklady

Agendy, kde pokračujte v číselné řadě nebo si založte nové číslování, ve kterém se systém nepotká s číslováním dokladů minulého účetní roku:

• Dodavatelské faktury (například první faktura v roce 2015 bude mít číslo 20150001 apod.)
• Odběratelské faktury (viz. dodavatelské faktury)
• Majetkové karty – zpravidla pokračujte v číselné řadě inventárních čísel
• Vzájemné zápočty
• Příkazy k úhradě

Obrázek: Nastavení prvního čísla dokladů zde v modulu pokladna

Nastavení účtování druhé snížené sazby dph od 1.1.2015. Jak si mohu změnit číslo účtu?

Po instalaci nové verze IS pro rok 2015 software automaticky doplní do číselníku „Sazby dph“, který je umístěn v nabídce „Účetnictví\Číselníky“ novou druhou sníženou sazbu dph 10 %. U této sazby automaticky doplní účet dph pro vstup i výstup pod číslem 343010. V případě, že chcete pro sazbu 10 % v roce 2015 použít jiný účet dph, nejprve jej zadejte do účtové osnovy roku 2015 a potom změňte toto číslo v číselníku „Sazby dph“. Doporučujeme tuto změnu provést před zápisem prvního daňového dokladu s druhou sníženou sazbou v roce 2015.

Obrázek: Nastavení čísla účtu pro druhou sníženou sazbu dph

Záznam dodavatelských faktur, které se vztahují k účetnímu roku 2015 a obdržených v roce 2015. Jak zapsat tyto faktury?

Vzhledem k tomu, že zákon o dph umožňuje odpočet dph na vstupu podle data obdržení a nikoli dle data zdanitelného plnění, na přelomu účetního roku nám nastává často situace, kdy musíme tyto faktury zaúčtovat ještě do účetního roku 2014, ale dph si můžeme odečíst až v roce 2015.

V takovém případě postupujeme následovně:

• Veškeré dodavatelské daňové faktury, které obdržíme v roce 2015, ale budou se týkat roku 2014, zaznamenáme do číselné řady faktur roku 2014 do účetního roku 2014.
• U takových faktur vykážeme v údaji účetní období zpravidla poslední období předchozího roku tedy 12/2014
• Do období dph zaznamenáme zpravidla období 1/2015 – netýká se však faktur v režimu přenesení daňové povinnosti nebo například při dodání zboží či služeb z EÚ

Takto zaznamenaná faktura bude zaúčtována v účetním roce 2014, ale dph si bude účetní jednotka nárokovat až v prvním období roku 2015.

Obrázek: Záznam dodavatelské faktury vztahující se k účetnímu roku 2014 s nárokem na dph v lednu 2015

Změny v účtové osnově 2015. Mohu si upravit názvy účtů pro nový rok 2015?

V případě, že chci si provést úpravu účtové osnovy pro nový účetní rok, mohu toto provést při zobrazení účtové osnově pro aktuální rok 2015.

Postup je následující:

• Vyberu si aktuální účetní rok 2015
• Otevřu si účtovou osnovu v nabídce „Účetnictví\Číselníky“
• Zde mohu provést změny názvů či jiné změny u jednotlivých účtů. Tyto změny budou platné pouze pro účetní rok 2015 a další
• Mohu založit i nový účet
• Mohu i smazat účet, který nebudu chtít používat v novém účetním roce. Smazat jej však mohu pouze v případě, že jej nemám použit v žádném jiném číselníku nebo na něj již nemám v novém účetním roce účtováno. Pokud ano, musím nejprve opravit nastavení daného číselníku či smazat všechny obraty na účtu v novém účetním roce

Obrázek: Úprava názvů účtů v účtové osnově 2015

Správně oddělení čísla popisného do elektronických formulářů na státní správu. Jak nastavit?

Od verze SQL Ekonom 15.1.1. bude IS automaticky při tvorbě elektronického souboru pro zaslání dph, souhrnného hlášení nebo evidence v režimu přenesení daňové povinnosti oddělovat čp popisné a evidenční od ulice. Je však třeba tyto údaje oddělit v nastavení úlohy viz obrázek. Pro jiné funkcionality nemá změna žádný dopad.

Obrázek: Oddělení čísla popisného od ulice pro elektronické exportu výkazů

V jaké verzi bude nový formulář dph vzor č. 19?

Nový formulář daně z přidané hodnoty pro rok 2015 již máme připraven do distribuce. V těchto dnech jej pouze testujeme a plánujeme oficiální uvolnění verze včetně nového formuláře dph v týdnu po 12.1.2015. Nový formulář bude součástí verze SQL Ekonom 15.1.1. O uvolnění nové verze Vás budeme ihned informovat. Nový formulář dph vzor č. 19 se liší od předchozího pouze v detailech. Veškeré řádky, do kterých vstupují hodnoty obratů z evidence dph, zůstaly pro rok 2015 zachovány.

Nově bude tedy do stejného řádku dph vstupovat první snížená sazba (15 %) a druhá snížená sazba (10%). Což může u některých uživatelů snížit kontrolu. Doporučujeme proto si zobrazit k řádkům s oběma sníženými sazbami dph obsah řádků dph , kde v nové verzi IS SQL Ekonom budeme mít odděleny zvlášť částky pro první i druhou sníženou sazbu dph.

Po elektronickém importu daňového přiznání na portál EPO v případě, že budete mít v obsahu řádků obě snížené sazby dph, můžete být upozornění na odchylku mezi skutečností a správným výpočtem dph. Na tuto odchylku však nemusíte brát ohled v okamžiku, kdy jste si ověřili, že základy dph i částky dph jsou dle skutečnosti správně.

Obrázek: Výběr nového formuláře dph v nabídce přiznání k dph

V bance nebo pokladně nemám správně počáteční stav v Kč nebo cizí měně. Co mám špatně?

Obrázek: Převod stavů pokladny nebo banky do účetního roku 2015

Jednou z prvních kroků, které musíme po zahájení nového účetního roku provést, je převod konečných stavů pokladny a banky do roku 2015. Převod provedeme pomocí funkce „Převod stavů pokladny do nového roku“ nebo „Převod stavů banky do nového roku“. Obě funkce se nacházejí v nabídce „Akce“ v modulech „Banka“ nebo „Pokladna“. Převod můžete provádět opakovaně. Při každém spuštění funkce systém automaticky převede konečný stav z předchozího roku do nového. V případě, že tuto funkci neprovedeme sami, systém ji automaticky spustí při převodu počátečních stavů účtů v nabídce „Účetnictví\Akce\Roční uzávěrka“.

Krátím dph na vstupu koeficientem. Kam mohu nastavit nový zálohový koeficient pro rok 2015?

V případě, že účetní jednotka krátí dph na vstupu koeficientem, nesmíme zapomenout na úpravu nového zálohového koeficientu pro rok 2015 po zpracování dph za poslední období předchozího roku, ve kterém provedeme vypočet vypořádacího koeficientu.

Obrázek: Úprava nastavení zálohového koeficientu dph pro rok 2015

Nový zálohový koeficient pro rok 2015 doplníme v nabídce „Nastavení\Nastavení úlohy“ a záložce Účetnictví\Koeficient dph. Zde budeme mít již vyplněn nový rok 2015 a pouze upravíme hodnotu nového zálohového koeficientu.

Uzavírání účetních a skladových období

V řadě případů se naši pracovníci setkávají se skutečností, že u některých účetních jednotek mají uživatelé zbytečně mnoho účetních období tzv. otevřených. Tato účetní období jsou následně náchylná k nechtěnému zaznamenání nového účetního dokladu, který se ve skutečnosti tohoto období netýká. To může následně způsobit problémy rozdíly v evidenci dph nebo v účetních výkazech.

Proto doporučujeme včas tato období uzavírat. Která období máte ještě otevřena, poznáte jednoduše v tabulce v pravém dolním okraji hlavní obrazovky programu viz. obrázek.

Obrázek: Zobrazení intervalu otevřených období v jednotlivých modulech

V tomto případě nám program zobrazuje otevřená období od 1/2013 do 1/2015. Toto zobrazení neznamená, že všechna období v tomto intervalu musí být otevřena (v modulu účetnictví mohou být období otevřena či uzavřena na přeskáčku). Tabulka však ukazuje nejstarší období, které je otevřené a nejmladší období. V takovém případě, pokud je zobrazeno opravdu období například minulého účetního, doporučujeme toto období uzavřít.

Uzavřeme období v nabídce „Účetnictví\Akce\Nastavení období“. U jednotlivých období zvolíme sloupec Uzavřeno A/N na A. V případě, že v tomto období není uzavřen sklad, program uzavře nejprve období v modulu sklad a potom teprve v účetnictví. POZOR! V modulu sklad nelze mít uzavřená období na přeskáčku, musíme je uzavírat postupně.

Obrázek: Uzavření období v účetnictví

Na tomto místě jsme vyčerpali aktuální témata k přechodu na nový účetní rok 2015. Řadu informací rovněž naleznete v elektronickém manuálu IS SQL Ekonom 2015, kde jsou podrobné informace k jednotlivým novinkám v IS a dále k roční uzávěrce 2014 a přechodu na rok 2015.

V případě, že jste v tomto nebo druhém manuálu nenalezli téma, které Vás zajímá, neváhejte nás kontaktovat se svým dotazem. Tento manuál budeme průběžně doplňovat, jakmile jej rozšíříme, pošleme Vám aktualizované vydání nebo jej naleznete na našich webových stránkách www.softbit.cz.

Příjemnou práci s programem SQL Ekonom Vám přeje tým společnosti Softbit software s.r.o.